不動産の業務効率化に貢献するシステムや支援サービスについて徹底解説！

様々な産業や業界でDX化（デジタルトランスフォーメーション）やIT化が進んでいます。

それにともない、我々の生活や就労現場が大きく変わりつつあるなかで、まだまだテクノロジーの利用がすすんでいないといわれているのが不動産業界です。

今回は、不動産業界における業務の非効率問題を取り上げつつ、不動産業務をサポートする様々なテクノロジーについて解説します。

不動産業界における業務の課題

不動産業の現場では、他業種に比べデジタル化が遅れており、業務の効率化が大きな課題となっています。

なかでも不動産仲介業は手書きの書類と対面での仕事が多いので、残業が多くなり、長時間労働が慢性化しているという指摘があります。業務が非効率な理由と効率化を図るべき業務とはどういったものなのでしょうか。

不動産の業務は非効率的で残業が多い

不動産の業務は非効率的で、他の業界と比べると残業時間が多い傾向があります。

クチコミ情報サイト「VORKERS」の調査によると、全業種の平均残業時間が約47時間であるのに対し、不動産業界の平均残業時間は64.8時間でした。

不動産業界では、高額商品を取り扱うため、内覧や商談、契約は対面を基本として時間をかけなければなりません。また、1日に何件も現場や客先に出向く必要があるために、車両での移動時間が長くなります。移動中はほとんど業務をこなせないため、業務時間内に事務所でしかできない仕事に手をつけられない場合もあります。

不動産業務の支援するシステムにはどういったものがある？

不動産業界では、業務効率化に役立つシステムやサービスが注目されています。

ここからは、不動産業務支援システムやツール、サービスによって、不動産の業務がどのように効率化されるのか解説していきます。

不動産業務支援システムとは？

不動産業務支援システムには、下記のようなものがあります。

物件の広告掲載
物件の問い合わせ対応
重要事項説明
契約等の営業活動
家賃の入金管理
修理依頼対応
売上管理 etc.

不動産業界に特化したシステムが各社で開発されています。

また、不動産業務支援システムは様々なサービスやシステムとの連携が可能です。

会計用のソフトなどとも連携できるシステムもあり、業務をよりスムーズにこなすことができます。

不動産業務支援システムの導入メリットが大きい業務

賃貸管理業務は、不動産業務支援システムの導入メリットが大きい業務です。

賃貸管理業務では家賃の振り込み状況の確認や督促、物件のオーナーへの報告等を定常的に行わなければなりません。手間のかかる業務ですが、システムを活用することで、家賃振り込みの消込やオーナーへの収支報告書を自動作成等ができます。

未だにエクセルファイルや紙で管理を行っている場合は、業務支援システムの導入メリットが大きいといえるでしょう。

不動産業務支援システムを活用するためのポイント

不動産業務支援システムを活用するためには、どのような業務をシステムによって効率化したいのかを明確にする必要があります。

不動産業務支援システムには様々な機能がありますが、それら全てを利用している企業は多くはありません。

営業力の強化や管理業務の効率化など、システムによって強みとしているポイントは違います。

利用シーンを想定し、導入する目的や使い方を定めることが重要です。

また、不動産業務支援システム導入の成否は、社員にどれだけ活用してもらえるかにかかっています。

実際にシステムを利用して業務をするのは社員であり、システムを使った新たな業務を覚えてもらわなければならないからです。業務フローを急激に変更すると社員の負担が増えてしまうため、テスト運用をしながら徐々に浸透させていく必要があります。

煩雑な不動産管理業務を効率化するサービス

不動産業の中でも特に煩雑な業務が多い賃貸管理業務。

賃貸管理業務に特化した不動産業務支援システムを活用すれば、オーナーや入居者との連絡・コミュニケーションを円滑に進めることができます。賃貸管理におけるそれぞれの業務について、不動産業務支援システムがどのような機能があるのでしょうか。

管理物件の登録システム

数十枚の画像を一括で登録でき、画像の編集や圧縮も簡単に処理することが可能です。

また、物件紹介のコメントを何兆通りもの組み合わせから自動で生成できる機能もあります。

これらの機能を活用することで、管理物件を登録する業務時間を大幅に削減できます。

集客と空室対策でのシステム活用

不動産業務支援システムで登録した管理物件は、自社のホームページやポータルサイトに連動して掲載ができます。

同じ物件を何回も入力して登録する必要がなくなるので、広告業務にかかる時間を短縮できます。

また、全国で1万社以上の賃貸仲介会社が利用している流通システムに物件情報を連動できるので、手間をかけずに一括での情報発信が可能です。

入出金の管理の自動化

不動産業務支援システムを活用して、オーナーへの月次報告書や家賃滞納者への催促と督促状が簡単に作成できます。

オーナー情報、入居者情報、物件情報をシステム上のデータとして一元管理しているからです。

システム上で一元管理されているので、オーナーへの報告や催促・督促漏れなどを防止できます。

契約更新をシステム化

契約の更新日が近づくと不動産業務支援システムから通知が来るので、忘れてしまう心配がありません。

また、管理物件情報と連動しているので、更新通知書を作成する時間も削減できます。

物件の維持管理・修繕履歴の保管

不動産業務支援システムを活用すると、担当者しかその物件について分からないといった事態がなくなります。

物件の点検や修繕の履歴、手配状況やクレーム状況などをデータ化することで、過去の履歴や進捗状況を簡単に誰でも調べられるからです。オーナーや入居者からの問い合わせ時に担当者が不在であっても、対応ができるようになります。

解約手続きをシステム化

管理物件情報が連動していると、解約清算や解約書の作成にかかる時間を削減できます。

また、情報が一元管理されているので、解約後の集客業務もスムーズに行うことができます。