賃貸物件における電子キーのデメリットとは。解決策や対策を解説

賃貸物件への電子キー導入が急速に進む一方で、電池切れや閉め出しなど従来の物理キーにはないトラブルも増加しています。本記事では電子キーの12のデメリットと具体的な解決策を詳しく解説します。

賃貸物件への電子キー導入が加速する理由

賃貸物件における電子キーの導入は急速に拡大しており、マーケットリサーチセンターの調査によると、日本のスマートロック市場は2025年には4億5,113万米ドルに達する見込みです

例えば、賃貸不動産大手のレオパレス21は、自社の管理物件25万戸超にスマートロックを導入し、繁忙期3カ月の鍵受け渡し5万件超を削減したと発表しています。この背景には入居者の利便性向上、管理業務の効率化、競争力強化があります。従来の鍵紛失や交換時の手間、閉め出しトラブルといった課題を根本から解決する手段として期待されています。

電子キーの主な4種類と特徴

電子キーには大きく分けて4つの種類があり、それぞれ異なる特徴とメリット・デメリットを持っています。適切な選択のためには、各タイプの特性を理解することが重要です。

ICカード型電子キー｜コストと利便性のバランス

ICカード型電子キーは、専用のカードを読み取り部分にかざすだけで施錠・解錠が可能なシステムです。導入コストと機能性のバランスが取れており、操作も簡単なため入居者の年齢層を問わず利用できます。

カード自体の複製は困難で、紛失時には即座に無効化できるためセキュリティ面でも優秀です。ただし、カードの紛失や破損、読み取り部分の汚れによる認識不良などのトラブルが発生する可能性があります。

暗証番号式電子キー｜シンプルで管理しやすい

暗証番号式電子キーは、数字の組み合わせを入力することで施錠・解錠を行うシステムです。物理的なキーやカードが不要で、番号さえ覚えていれば何も持たずに開錠できる利便性が最大の特徴です。

番号変更による鍵の「交換」が手軽に行える点も管理面でのメリットです。しかし、番号の盗み見リスクや、入力パネルの磨耗による番号の特定、複数人で共有する際の番号管理が課題となります。

リモコン型電子キー｜入居者満足度が高い

リモコン型電子キーは、車のキーレスエントリーと同様に、ボタン操作で遠隔から施錠・解錠を行うシステムです。両手がふさがっている状況でも操作でき、多くの製品で電池残量の表示機能があるため、入居者満足度が高い傾向にあります。

一方で、リモコンの紛失や故障、電池切れによるトラブル、電波干渉による動作不良などのリスクがあります。

スマートロック｜最新技術で差別化を図る

スマートロックは、スマートフォンアプリ、指紋認証、顔認証など最新技術を活用した電子キーシステムです。多様な認証方法に対応し、遠隔操作や入退室記録の管理など高度な機能を提供します。

ただし、導入・運用コストが高く、システムの複雑さによるトラブルリスクやスマートフォンの故障・電池切れによるアクセス不能などの課題があります。

電子キー導入で起こりうる12のデメリットと対策

電子キーの導入は多くのメリットをもたらしますが、同時に従来の物理キーにはなかった新たな課題も生じます。以下では、実際に発生しやすい12の主要なデメリットと、それぞれに対する具体的な対策を解説します。

1. 初期導入コストの高さ｜投資回収の考え方

電子キーシステムの初期導入費用は従来の物理キーと比較して大幅に高額になります。スマートロックの場合、一戸当たり数万円から十数万円の費用が必要です。

しかし長期的な視点で投資回収を考えることが重要です。従来の物理キー管理では入居者の入れ替わりごとに鍵交換費用（1回あたり1～2万円）、鍵の複製費用、紛失時の緊急対応コストが継続的に発生します。導入時は段階的な導入計画の策定、複数業者からの相見積もり取得により、初期コストの圧縮を図ることが効果的です。

2. 電池切れ・停電時のトラブル｜適切な予防策

電子キーの最も頻発するトラブルが電池切れによる動作不良です。オートロック機能により、キーを持たずに外出すると閉め出されてしまうため、ゴミ出しなどちょっと外に出た際に困るケースは珍しくありません。

予防策として定期的な電池交換スケジュールの設定、電池残量の監視システム導入、非常用の物理キー併用が重要です。停電時の対応として、バッテリーバックアップ機能付きのシステム選択も有効です。

3. 入居者の閉め出しトラブル｜24時間サポート体制構築

電子キーシステム特有の問題として、認証エラーや機器故障による突然の閉め出しが発生します。深夜や休日に発生した場合、入居者の不満は深刻な問題に発展する可能性があります。

24時間対応可能なサポート体制の構築が不可欠です。緊急連絡先の明確化、現地対応可能な業者との契約、複数の解錠方法（バックアップキー、暗証番号、管理者権限など）を準備し、冗長性の確保が重要です。

4. 故障・エラー時の対応コスト｜メンテナンス契約の重要性

電子キーシステムは精密機器のため、経年劣化や外的要因による故障が避けられません。特に屋外に設置される読み取り装置は天候の影響を受けやすく、定期的なメンテナンスが必要です。

包括的なメンテナンス契約の締結により、予防保守と故障時の迅速な対応を確保することが重要です。また故障履歴の記録と分析により、トラブルパターンの把握と予防策の改善を継続的に行うことで、長期的な運用コストの削減が期待できます。

5. 入居者への操作説明の手間｜効率的な教育方法

電子キーシステムは従来の物理キーと操作方法が大きく異なるため、入居者への丁寧な説明が必要です。効率的な対応策として動画マニュアルの作成、多言語対応の説明資料準備、よくある質問（FAQ）の整理と入居者からの問い合わせ対応フローの標準化により、対応品質の向上と業務効率化を図ることができます。

6. セキュリティリスクへの懸念｜最新技術による対策

電子キーシステムには、ハッキングや電波傍受などのサイバーセキュリティリスクが存在します。最新の暗号化技術の採用、ファームウェアの定期更新、多要素認証の実装によりセキュリティレベルの向上を図ることが重要です。また入居者への適切な使用方法の啓発も、全体的なセキュリティレベル向上に貢献します。

7. 高齢入居者への配慮不足｜ユニバーサルデザインの採用

高齢入居者にとって、新しい技術への対応は大きな負担となる場合があります。ユニバーサルデザインの考え方に基づき、大きな文字表示、音声ガイダンス機能、シンプルな操作フローの採用が有効です。また従来の物理キーとの併用により、技術に不慣れな入居者でも安心して利用できる環境の整備が重要です。

8. 退去時の鍵交換費用｜電子キーならではのメリット

従来の物理キーでは入居者の退去時に鍵交換が必要でしたが、電子キーの場合は認証情報の削除により「鍵交換」が完了するため、物理的な交換作業が不要になります。

この特性を活かし、退去時のコスト削減と効率化を実現できます。ただし認証情報の適切な削除手順の確立と削除作業の確実な実施、システム化による退去・入居手続きの自動化が重要です。

9. 管理会社の対応体制不備｜パートナー選定のポイント

電子キーシステムの運用には従来の鍵管理とは異なる専門知識とサポート体制が必要です。パートナー選定時は電子キーシステムの運用実績、24時間サポート体制の有無、過去のトラブル対応実績などを詳細に確認することが重要です。

10. 技術の陳腐化リスク｜アップデート対応の重要性

電子キーシステムは技術進歩が早い分野のため、数年で技術が陳腐化するリスクがあります。長期的な技術サポートが保証されているメーカーの選択、定期的なファームウェアアップデート体制の確立、技術動向の継続的な監視が重要です。

11. 入居者からのクレーム対応｜事前説明の徹底

電子キーシステムへの理解不足や操作ミスにより入居者からのクレームが発生することがあります。入居時の十分な説明、操作マニュアルの配布、クレーム発生時の対応フローを明確化し、迅速かつ適切な対応により入居者の信頼回復を図ることが必要です。

12. 法的責任・保険対応｜リスクヘッジの方法

電子キーシステムの不具合により入居者に損害が生じた場合の法的責任や保険適用の可否は重要な検討事項です。製品保険やPL保険（製造物責任保険）の加入検討、利用規約や契約書への免責事項記載により、リスクヘッジを図ることが重要です。、入居者満足度の低下や退去につながる可能性があります。

入居時の十分な説明、操作マニュアルの配布、定期的なフォローアップなどにより、クレーム発生の予防を図ることが重要です。また、クレーム発生時の対応フローを明確化し、迅速かつ適切な対応により入居者の信頼回復を図ることが必要です。

また、法的リスクを含めた総合的なリスク評価を実施し、保険などの適切なリスク移転策を検討することが必要です。

電子キー導入を成功させる5つのポイント

電子キーシステムの導入を成功させるためには、技術面だけでなく運用面での総合的な検討が必要です。以下の5つのポイントを押さえることで、導入効果を最大化し、トラブルを最小限に抑えることができます。

物件タイプに適した電子キーの選定

物件の規模、入居者層、立地条件などを総合的に考慮し、最適な電子キータイプを選定することが重要です。ファミリー向けマンションでは操作の簡便性を重視し、単身者向け物件では先進性と差別化要素を重視するなど、ターゲットに応じた選択が必要です。

信頼できるメーカー・業者の選択

電子キーシステムは長期間の運用が前提となるため、技術力、サポート体制、実績、財務安定性などを総合的に評価し、長期的なパートナーとして信頼できる業者を選択することが重要です。

入居者への丁寧な説明とサポート体制

いかに優れたシステムを導入しても、入居者が適切に利用できなければ意味がありません。入居時の説明から継続的なサポートまで、入居者目線に立った丁寧な対応が導入成功の要因となります。

定期的なメンテナンス計画の策定

電子キーシステムの安定稼働には計画的なメンテナンスが不可欠です。予防保守の実施により突発的な故障やトラブルを最小限に抑え、入居者満足度の維持と運用コストの削減を両立できます。

トラブル時の迅速な対応体制の確立

電子キーシステムではトラブル発生時の対応スピードが入居者満足度に大きく影響します。24時間対応可能な連絡体制、現地対応の仕組み、代替手段の準備など、万全のサポート体制を構築することが重要です。