不動産業務効率化とは？効果的な方法やシステム・ツール徹底解説
不動産業界では慢性的な人手不足と膨大な業務量により、業務効率化が喫緊の課題となっています。2022年の法改正により電子契約が解禁されるなど、デジタル化の環境も整備されました。
業界の課題から具体的な解決策まで、効率化の全てを解説します。
不動産業界が抱える課題とは
不動産業界は現在、様々な構造的課題に直面しており、これらの問題が業務効率化の必要性を高めています。業界全体の持続可能な発展のためには、課題を正確に把握し、適切な対策を講じることが重要です。
慢性的な人手不足の深刻化
不動産業界では深刻な人手不足が長期化しており、業界全体の成長を阻害する大きな要因となっています。
厚生労働省による「令和3年雇用動向調査」によると、不動産業・物品賃貸業の就業状況は、2021年時点で入職者数87.2万人、離職者数90.7万人です。日本全体として人材採用が難しくなっているにも関わらず、入職者数よりも離職者数が上回っているのが不動産業界の現実です。
国土交通省がまとめた資料「不動産業ビジョン2030」によると、不動産業界全体で高齢化が進んでおり、特に個人事業主では約5割が60歳以上と高齢化が進んでおり、後継者の不在率は68.9％となっています。この状況は、将来的な業界の担い手不足をより深刻化させる可能性があります。
膨大な業務量による長時間労働
不動産業界の業務は多岐にわたり、一人の担当者が複数の案件を同時に抱えることが一般的です。物件管理、顧客対応、契約書類の作成、物件案内など、これらの業務は複雑で時間がかかり、従業員への負担を増大させています。
不動産業界は労働時間も長くなる傾向にあり、特に入学や就職、転勤の多い時期などは、新居探しや引越しの需要が増加するため、残業が増加する傾向にあります。
IT化の遅れとアナログ業務の弊害
不動産業界では、依然として紙ベースの書類管理や手作業による業務プロセスが主流となっており、デジタル化への対応が他業界と比較して遅れています。
不動産業界における人手不足問題の要因として、デジタル化が遅れ気味の不動産業界では、未だに手入力、手書きでの帳票・日報の作成・管理をしている企業も少なくないことが挙げられています。このようなアナログな業務体制は、情報の共有や分析、業務の自動化を困難にし、生産性の向上を妨げています。
業務の属人化によるリスク
不動産業界では、特定の担当者のみが対応できる業務が多く存在し、業務の属人化が進んでいます。これにより、担当者の退職や異動時に業務の継続性に支障をきたすリスクが高まっています。
膨大な量の書類作成や物件に関わるデータの管理・やり取りを一人の担当者が担当している企業も少なくなく、情報保護の観点からも問題となっています。このような属人化は、業務の標準化を困難にし、組織全体の効率性を低下させる要因となっています。
不動産業務効率化のメリット
不動産業界における業務効率化は、企業の競争力向上と持続的な成長を実現するための重要な戦略です。効率化により得られる具体的なメリットを理解することで、投資対効果を明確に把握し、適切な導入計画を立てることができます。
人件費削減とコスト最適化
業務効率化の実施により、従来特定の担当者しか処理できなかった業務のシステム化が進み、誰もが同じ時間で処理できるようになります。これにより、不要な人件費の削減が実現します。
また、今まで紙ベースで実施していた業務のデジタル化により、用紙代や印刷代といった直接的な費用も削減できます。さらに、契約関連業務の電子化により、印紙税の節約も可能となり、年間契約本数が多い企業ほど大きなコスト削減効果を得られます。
従業員の負担軽減と働き方改善
慢性的な人手不足により、不動産業界の従業員には大きな負担がかかっています。業務効率化を行うことで従業員の負担を減らし、退職リスクを下げて人手不足を軽減できます。
長時間労働の抑制により、従業員の負担が減るだけでなく、ワークライフバランスの向上も実現します。これにより、従業員のモチベーション向上と定着率の改善が期待できます。
生産性向上による売上アップ
業務効率化により従業員の時間にゆとりが生まれることで、新たなサービスの提案やビジネスモデルの立案といった顧客満足度に直結しやすい業務に注力できるようになります。
具体的には、オンラインでの重要事項説明やVRを使った内見、各種SNSを使った情報発信などの付加価値の高いサービスを提供できるようになり、正確で豊富な情報を求めている顧客のニーズに応えることが可能となります。
顧客満足度の向上と競争力強化
効率化された業務プロセスにより、顧客からの問い合わせに対するスピーディーな対応が可能となります。また、システムによる一元管理により、顧客情報の正確性が向上し、よりパーソナライズされたサービスの提供が可能になります。
特に、業務効率化により空いた時間で接客や追客の質を向上できるため、顧客にとってのメリットが増大し、結果的にライバル会社との差別化につながります。
業務品質の標準化と安定化
デジタル化による業務の標準化により、業務フローを定めてシステム化することで業務の属人化を防ぎ、誰でも同じように短時間で対応できるようになります。
システムによる管理により、人為的なミスの防止効果も期待できます。特に物件情報の登録・更新や入出金管理といった手作業で行われていた業務において、記載ミスや情報更新の遅れなどの問題を大幅に改善できます。
効率化すべき不動産業務の具体例
不動産業界では多様な業務が存在しますが、その中でも特に効率化の効果が高く、システム化により大幅な改善が期待できる業務があります。これらの業務を優先的に効率化することで、費用対効果の高い改善を実現できます。
顧客情報管理・CRM業務
顧客情報の管理は不動産業務の根幹をなす重要な業務であり、効率化により大きな効果を得られる分野です。
顧客データの一元管理
従来は複数のシステムや紙媒体に分散していた顧客情報を一元管理することで、情報の整合性と利便性が向上します。顧客の基本情報、希望条件、過去の対応履歴、成約状況などを統合して管理することで、担当者間での情報共有がスムーズになり、より質の高いサービス提供が可能となります。
また、顧客からの問い合わせメールやWebサイトから登録された情報を自動で登録する機能により、手作業による入力ミスを防止し、作業効率を大幅に改善できます。
追客・フォローアップの自動化
顧客の希望条件に合う新着物件を毎日自動で提案するなど、追客業務を自動化することが可能、営業担当者の負担を軽減しながら、タイムリーな情報提供が可能となり、成約率の向上が期待できます。
物件情報管理・登録業務
物件情報の管理と登録は、不動産業務の中でも特に時間とコストがかかる業務の一つです。
物件データの入力・更新作業
従来の手作業による物件データの入力・更新作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスのリスクも高い業務です。システム化により、定型的なデータ入力の自動化や、写真や図面の一括管理が可能となり、作業効率を大幅に改善できます。
また、物件の空室状況や契約状況の自動更新により、リアルタイムでの情報管理が可能となり、顧客により正確な情報を提供できるようになります。
ポータルサイトへの一括出稿
複数の不動産ポータルサイトへの物件情報の登録は、従来個別に行う必要があり、多大な時間と労力を要していました。一括出稿システムの導入により、一度の入力で複数のサイトに同時に掲載することが可能となり、作業効率を劇的に改善できます。
さらに、各サイトごとの更新作業も自動化されるため、情報の整合性を保ちながら業務負担を大幅に軽減できます。
契約関連業務の電子化
2022年5月の宅建業法改正により、不動産取引における電子契約の利用が可能となり、契約関連業務の効率化が大幅に進展しています。
重要事項説明のIT化
2017年10月1日から、賃貸借契約における重要事項説明義務が緩和され、ITを活用したオンラインでの重要事項説明（IT重説）が認められるようになりました。IT重説により、移動時間の削減や日程調整の柔軟性が向上し、顧客と事業者双方にメリットをもたらします。
電子契約の導入
2022年5月18日から、宅地建物取引業法の改正により、不動産取引時の書面が電子書面で提供できるようになりました。電子契約の導入により、契約締結までの時間短縮、印紙税の節約、書類の保管コストの削減などの効果が得られます。
契約書類のデジタル管理
電子契約システムを活用することで、契約締結から書類の保管まで一元的に管理することが可能になり、コンプライアンス・ガバナンスの強化が期待できます。契約更新のタイミングでの自動通知や、過去の契約書の即座の検索・取得が可能となり、契約締結後のリスク管理も向上します。
入金管理・消込業務
家賃や管理費の入金確認と消込作業は、定型的でありながら重要度の高い業務です。
家賃の入金確認作業
従来の手作業による入金確認は、時間がかかるだけでなくヒューマンエラーのリスクも高い業務でした。システム化により、銀行からの入金データを自動で取り込み、契約情報と照合することで、正確かつ迅速な入金確認が可能となります。
督促業務の自動化
入金が確認できない場合の督促業務についても、システムによる自動化が可能です。滞納期間に応じた段階的な督促メールの送信や、督促状の自動作成により、業務の標準化と効率化を実現できます。
物件調査・査定業務
物件の調査と査定は、専門知識を要する重要な業務ですが、効率化により品質の向上と時間短縮が可能です。
市場データの収集・分析
周辺の取引事例や市場動向のデータを自動で収集・分析するシステムにより、より正確で客観的な査定が可能となります。また、データの蓄積により、査定精度の継続的な改善も期待できます。
査定書作成の効率化
テンプレート化された査定書フォーマットと自動計算機能により、査定書の作成時間を大幅に短縮できます。また、写真や図面の自動挿入機能により、視覚的にわかりやすい査定書の作成が可能となります。
システム選定のポイントと注意点
不動産業務効率化システムの導入を成功させるためには、適切な選定基準を設定し、慎重な検討を行うことが重要です。システム選定の失敗は、期待した効果が得られないだけでなく、業務の混乱を招く可能性もあります。
自社の業務に合った機能の選定
システム選定において最も重要なのは、自社の業務フローと課題に適合した機能を有するシステムを選択することです。
まず、現状の課題を明確にする必要があります。具体的には、時間のかかるタスク、ミスが発生しやすいタスク、非効率な作業などを洗い出し、解決すべきポイントを明確にしましょう。課題と目標を解決できるシステムを選択することで、導入効果を最大化できます。
不動産管理システムは製品ごとに機能が異なるため、必要な機能を事前に洗い出してから検討することが重要です。また、将来的な事業拡大を見込んでいる場合は、カスタマイズ性があるかも確認しておく必要があります。
操作性・使いやすさの確認
たとえ多機能であっても、使いこなせずに結局旧来の業務管理に落ち着いてしまっては導入の意味もなく、業務効率化も図れません。
システムの操作が難しければ、せっかく導入しても使いこなせなかったり、かえって時間を要したりするおそれがあります。特に不動産管理システムを初めて導入する場合は、初心者向けで操作しやすいシステムを意識して選択する必要があります。
導入前にデモやトライアルを利用して、実際の操作感を確認することが重要です。また、現場で実際に使用する予定のスタッフにも試用してもらい、フィードバックを得ることで、導入後の定着率を向上させることができます。
コストパフォーマンスの評価
システム導入には初期費用だけでなく、運用コストも継続的に発生します。導入前に総コストを算出し、期待される効果と比較してコストパフォーマンスを評価することが重要です。
豊富な機能を備えた高機能なツールは便利ですが、使いこなせない可能性もあります。できるだけ使いやすく導入しやすいツールを選ぶことで、コストパフォーマンスを向上させることができます。
また、導入後の運用コストも考慮する必要があります。月額料金、ユーザー数による従量課金、メンテナンス費用なども含めて総合的に評価しましょう。
サポート体制の充実度
導入当初は操作方法が分からなかったり、機能をうまく使いこなせなかったりすることが想定されます。問題を迅速に解決できるか、システムのサポート体制が整っているかも重要な選定要素です。
迅速な対応が受けられる電話サポートや遠隔対応のほか、メールやチャットによるサポート体制などもあれば気軽に問い合わせができます。また、定期的なコンサルティングといった運用面でのサポート体制も確認しておくことが重要です。
特に不動産業界ならではの商習慣や法規制に精通した人員が在籍している会社のサービスを選定することで、より適切なサポートを受けることができます。
セキュリティ対策の確認
不動産業務では、顧客の個人情報や重要な契約情報を扱うため、セキュリティ対策は極めて重要です。
契約書等は非常に重要な書類であるため、サイバー攻撃等への対策のほか、災害に対するセキュリティも確保する必要があります。また、情報漏洩等への対策として、適切な閲覧権限の設定などの対策が講じられているかも確認が必要です。
顧客情報や契約情報をUSBメモリやオンラインストレージなどでやりとりしている企業の場合は、セキュリティ面での導入メリットも大きいと言えます。誤送信やファイルの社外持ち出しなどが発生すると、事業にとって最も重要な信用が揺らぐ事態となってしまうため、セキュリティの向上は重要な導入効果となります。