マンションの総合的な管理を提供

株式会社インヴァランス 建物管理課 部長　田辺康弘様

コミュニケーション業務の効率化を模索

建物管理の業務は清掃・修繕など文字通り建物を維持管理する部分と、理事会・総会の運営などがあります。後者は業務の多くの部分を居住者やオーナーとのコミュニケーションが占めており、ペーパー郵送にとって代わるオンライン化なども含めて業務効率化を模索している中でスペース・コアの導入に至りました。

確実なコミュニケーションで大きなコストカットにつながっています／田辺康弘様

「MAU^※の高さ」に期待

既に多くの業務効率化ツールが出回っていたのですが、検討を重ねていく中でスペース・コアが優れていると感じたのは「MAUの高さです。例えば、居住者のスマートフォンにお知らせをダイレクトで送れるアプリは他にもあるのですが、「送れる」のと「届けられる」のは違います。送れたはいいけど見てもらえていないでは二度手間になりかねませんから。その点、スペース・コアはMAU率が約7割と高く、「毎日開くアプリ」なので届けたい人に確実に届けられ、多くの時間とコストを下げられると思いました。
※MAU:月間アクティブユーザー率

「毎日開くアプリ」だからこそ確実なコミュニケーションが取れる。

総会通知は一斉送信で終了

定期的に行われる理事会や総会では多くの書類を作成・印刷し、封筒に入れ、郵送もしくは直接ポスティングを行います。当然、膨大な費用と工数がかかります。それがスペース・コアを使えば、作成した書類データを一斉送信して終了なのです。もちろん、電磁的方法は規約のクリアが必要ですし、今までの習慣を変えるのは大変でしたが、導入に踏み切れたのは「確実に届けられる」という安心感があるからこそです。一概には言えませんが、年間で数百万円単位のコストカットができています。もちろん金額だけではなく、社員の手間という点でも非常に大きく貢献してくれています。

オーナーや居住者に対してお知らせや記事配信が簡単にできる。

チャットの活用でクレームを最小限に

マンション管理では設備の不具合などへのクレーム対応もあり、そういう時にチャット形式でやり取りできるのが非常に助かります。電話だと対応の仕方自体がクレームになり大きな問題になりがちですが、チャット形式なら文字でのやり取りなのでお互い冷静になるようです。これも広い意味で効率化です。近年多い自然災害への対応もオンラインなら理事会の招集、議事録の全居住者への共有、意見の集約が非常にスムーズにできます。アンケートも提出率が上がるので、集計数の信憑性が増します。

業界の常識や習慣にとらわれず効率化を進め「選ばれる管理会社」をめざす。

効果的で質の高いサービスを

実際に使ってみて思うのは、機能のひとつひとつが使いやすく、現場のことが考えられているということです。運営されている会社が不動産デベロッパーをバックボーンに持つと聞いて納得です。今は管理会社も選ばれる時代です。居住者の方々も厳しい目でチェックしていますから、コミュニケーションはもちろんあらゆる部分で効率化を進め、質の高いサービスを提供していきたいですね。

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